Pierwsze mieszkanie obsługuje się odruchowo. Przy pięciu zaczyna się kalendarz, a przy ośmiu kalendarz przestaje wystarczać, bo terminy z kilku umów nachodzą na siebie. Wtedy wraca pytanie, czy oddać lokale zarządcy, czy zostać przy własnej obsłudze i uporządkować ją inaczej. Odpowiedź rzadko wynika z samej wysokości prowizji.
Dlaczego prowizja wygląda na jedyny koszt
Oferta zarządcy jest łatwa do porównania. Dostajesz procent od czynszu albo stawkę za lokal, mnożysz przez liczbę mieszkań i masz roczny koszt, który mieści się w jednej komórce arkusza. Samodzielna obsługa takiej pozycji nie ma, więc w zestawieniu wypada jako zero.
To zero jest mylące. Godzina spędzona na szukaniu aneksu w skrzynce mailowej nie trafia na żadną fakturę, ale wypada z tego samego dnia, z którego wypadłaby godzina pracy zawodowej. Przy jednym lokalu to margines, przy sześciu robi się realna pozycja, tylko płacona czasem zamiast przelewem.
Do tego dochodzi rozproszenie uwagi. Telefon o cieknącym zaworze rzadko trafia w dogodny moment, a przerwanie własnej pracy kosztuje więcej niż sama rozmowa. Tego akurat nie zmierzysz zegarkiem, ale czujesz na koniec tygodnia.
Prowizja nie pokazuje też ryzyka. Częścią tego, za co płacisz zarządcy, jest to, że ktoś inny odpowiada za pilnowanie dat i ma gotowy scenariusz na miesiąc, w którym najemca nie zapłacił. Samodzielnie też można taki scenariusz mieć, tylko trzeba go sobie najpierw napisać.
Co dzieje się w miesiącu, w którym nic się nie dzieje
Spokojny miesiąc przy pięciu mieszkaniach to kilkanaście drobnych czynności. Sprawdzenie, czy wpłynęły wszystkie czynsze, przypomnienie temu jednemu najemcy, który zawsze płaci kilka dni później, odpowiedź na pytanie o rozliczenie mediów, umówienie hydraulika, odebranie faktury i odłożenie jej we właściwe miejsce.
Żadna z tych czynności nie jest trudna. Kłopot polega na tym, że każda ma własny termin i własne miejsce, w którym zostaje jej ślad: część w mailu, część w arkuszu, część w rozmowie telefonicznej, po której nie zostaje nic. Po roku odtworzenie historii jednego lokalu wymaga przeszukania trzech różnych miejsc, a ten koszt ujawnia się dopiero wtedy, gdy konkretny dokument jest potrzebny na wczoraj.
Oddanie mieszkań zarządcy zdejmuje te czynności z Twojego kalendarza, ale przenosi też wiedzę o nich poza Twój zasięg. Poniższe zestawienie pokazuje, gdzie w obu modelach leży odpowiedzialność i gdzie leżą papiery.
|
Wymiar |
Samodzielna obsługa |
Obsługa przez zarządcę |
|---|---|---|
|
Kto pilnuje terminu płatności |
Właściciel, na podstawie własnych notatek albo przypomnień z narzędzia, którego używa |
Zarządca, w ramach umowy; właściciel dowiaduje się zwykle dopiero o opóźnieniu |
|
Kto reaguje na usterkę |
Właściciel odbiera telefon, umawia fachowca i rozlicza fakturę |
Zarządca przyjmuje zgłoszenie i ma własnych wykonawców, właściciel zatwierdza koszt |
|
Gdzie leżą dokumenty |
U właściciela, ale rozproszone między skrzynkę mailową, dysk i segregator |
W systemie zarządcy, właściciel dostaje kopie na życzenie |
|
Co się dzieje przy zmianie najemcy |
Właściciel prowadzi cały proces: wypowiedzenie, protokół, rozliczenie kaucji, nowa umowa |
Zarządca prowadzi proces, właściciel decyduje o stawce i akceptuje kandydata |
Cena pomyłki, której nikt nie fakturuje
Przeoczony termin wypowiedzenia potrafi przedłużyć umowę na warunkach, których już nie chcesz. Niewysłana w porę informacja o zmianie czynszu oznacza, że przez kolejne miesiące dopłacasz różnicę z własnej kieszeni. Brak protokołu przy przekazaniu lokalu kończy się sporem o kaucję, w którym nie masz czym się posłużyć.
Takie zdarzenia są rzadkie i właśnie dlatego trudno je wycenić z góry. Pojedyncza pomyłka bywa droższa niż roczna prowizja od jednego mieszkania, ale ponieważ zdarza się raz na kilka lat, przy podejmowaniu decyzji znika z rachunku. Właściciel kilku mieszkań ma na takie sytuacje mniejszą ekspozycję niż zarządca, ale też mniejszą wprawę, więc pierwsza z nich zwykle kosztuje najwięcej. Zarządca ryzyka nie usuwa, tylko przenosi jego obsługę na kogoś, kto robi to samo dla kilkudziesięciu lokali naraz.
Najtrudniej ocenić, ile z tej pracy naprawdę zniknie z Twojego kalendarza, bo umowa z zarządcą opisuje zakres obowiązków, a nie liczbę telefonów, które i tak trafią do właściciela. Łatwiej zacząć od gotowego zestawienia, w którym samodzielne zarządzanie mieszkaniami na wynajem postawiono obok obsługi przez zarządcę w tych samych rubrykach, bo wtedy rozmowa opiera się na konkretach, a nie na samej stawce.
Trzeci wariant, o którym rzadko się mówi
Między oddaniem wszystkiego a prowadzeniem wszystkiego z pamięci jest wariant pośredni. Zostajesz osobą, która decyduje, ale przestajesz być jedynym nośnikiem informacji. Umowy dostają numery, terminy i statusy, czyli aktywna, kończy się albo zakończona, a przypomnienie o zbliżającym się terminie płatności przychodzi mailem, zanim zdążysz o nim pomyśleć. Zmienia się nie zakres obowiązków, tylko to, gdzie mieszka wiedza o Twoich lokalach.
Ciekawsze od samej ewidencji jest to, co dzieje się z pracą, którą dziś wykonujesz telefonicznie. W Tenanto najemca ma własny panel, w którym widzi czynsz i swoje dokumenty oraz zgłasza usterkę, a zgłoszenie trafia na tablicę ze statusami nowe, przyjęte, w trakcie i zakończone. Odpada wtedy najbardziej uciążliwa część obsługi, czyli przepisywanie ustaleń z rozmowy do notatek, które i tak potem giną.
Budynki mają w Tenanto osobną kartotekę z adresem, mediami, dokumentacją techniczną i przeglądami, lokale statusy wolny, wynajęty, rezerwacja i remont razem z metrażem, a dokumenty siedzą w kategoriach: umowy, aneksy, protokoły, faktury, przypięte do lokalu i do najemcy. Raporty przychodów i obłożenia da się wyeksportować do PDF albo XLSX. To w dużej mierze ten sam zestaw informacji, który zarządca trzyma u siebie, z tą różnicą, że zostaje po Twojej stronie.
Koszt takiego wariantu również jest jawny i łatwo go zestawić z prowizją. Portfel wielkości kilku mieszkań mieści się w Tenanto w planie Biznesowym za 99 zł netto miesięcznie, który obejmuje do dziesięciu lokali. To kwota porównywalna z prowizją od jednego wynajmu, tyle że niezależna od tego, ile lokali obsługuje.
Jak policzyć to dla swoich mieszkań
Zacznij od miesiąca obserwacji. Zapisuj każdą czynność związaną z wynajmem i czas, jaki zajęła, razem z tymi pięciominutowymi, bo to one sumują się najszybciej. Po czterech tygodniach masz liczbę godzin, którą możesz pomnożyć przez własną stawkę i wreszcie porównać z prowizją.
Drugą liczbą jest roczny koszt zarządcy przy Twojej liczbie lokali, trzecią koszt narzędzia, jeśli wybierasz wariant pośredni. Kiedy różnica między nimi okazuje się niewielka, decyduje coś innego niż pieniądze: to, czy chcesz mieć bezpośredni kontakt z najemcą, i to, ile masz w roku tygodni, w których nie możesz odebrać telefonu.
Policz przy okazji sezonowość. Wynajem nie rozkłada się równo w roku, a wymiana najemcy w jednym mieszkaniu potrafi zająć więcej czasu niż dwanaście spokojnych miesięcy w pozostałych. Jeśli Twoje umowy kończą się w zbliżonych terminach, samodzielna obsługa co roku zderzy się z tym samym spiętrzeniem.
Warto też zobaczyć, jak wygląda praca w każdym z modeli, zanim się zdecydujesz. Zarządcę można poprosić o opis procedury przy zmianie najemcy, a Tenanto ma plan bezpłatny dla jednego lokalu, więc jeden adres da się przepisać i sprawdzić, ile z miesięcznej rutyny faktycznie z niego znika.
Decyzja nie musi być ostateczna ani jednakowa dla całego portfela. Mieszkanie w innym mieście bywa sensowne do oddania w obce ręce, a dwa lokale w sąsiedztwie spokojnie obsłużysz sam, jeśli tylko terminy i dokumenty przestaną zależeć wyłącznie od Twojej pamięci.