Obowiązek RODO został wprowadzony do Polski już kilka lat temu, jednak dalej budzi wiele kontrowersji, niejasności i pytań. Przepisy RODO dla wielu osób są w dalszym ciągu nieznane lub niejasne co może powodować dezorientację zarówno pracownika jak i pracodawcy. Rozwiązaniem tego problemu może być wdrożenie RODO nazywane również audytem zgodności z RODO, które pozwala na wychwycenie wszelkich nieścisłości i objaśnienie obowiązków i praw, jakie nakłada na nas ustawa. Na czym dokładnie polega wdrożenie RODO i jaki jest jego koszt dowiesz się czytając dalszą część tekstu.
Na czym polega wdrożenie RODO?
Proces, jakim jest jest wdrożenie RODO HONEST-IUS, przeprowadzany przez Kancelarię HONEST-IUS Ewa Masierak, znajdującą się na Malinowej 9, 86-005 Lipniki (Tel: 609920183), wymaga od firmy lub organizacji wypełnienia przeglądu wszelkich realizowanych dotychczas zadań i ich zgodności z obowiązującymi przepisami. Oznacza to, że na początku należy rozpoznać obszary, w których przetwarzane są dane osobowe a następnie wskazać właściwe dla rodzaju prowadzonej działalności przepisy prawa. Następnie ocenia się stopień bezpieczeństwa danych osobowych przechowywanych przez firmę oraz identyfikuje wszelkie niezgodności oraz naruszenia prawa w tej materii. Na koniec należy określić działania naprawczo – korygujące dla znalezionych nieprawidłowości, tak by organizacja, bądź firma działała zgodnie z wytyczonymi celami, ale i obowiązującym prawem. W ramach tego ostatniego punktu należy opracować wszelkie dokumenty i wzory klauzul oraz procedur zgodnie z panującym prawem, a także przeprowadzić odpowiednie szkolenia personelu. Istotna jest tu również zmiana wszelkich praktyk biznesowych niezgodnych z przepisami prawa.
Jaki jest koszt wdrożenia RODO?
Niestety, koszt wdrożenia RODO nie jest wartością stałą, dlatego też nie można podać konkretnej i jednej ustalonej z góry kwoty obowiązującej w każdym przypadku. Wynika to z faktu, że na koszt ten składa się kilka czynników, mogących tworzyć znaczne rozbieżności cenowe pomiędzy poszczególnymi audytami. Wdrożenie RODO, to proces niezwykle złożony, składający się z kilku etapów i powiązany z ogromną pracą. Jej nakład leży po stronie prowadzących wdrożenie, jak i właścicieli oraz pracowników audytowanej organizacji czy firmy. Oczywiście, w Internecie można znaleźć gotowe cenniki, jednak z reguły wdrożenia takie oferowane są przez firmy, które podchodzą do swojego zadania sztampowo, bez większego zagłębienia się w specyfikę firmy, w której przeprowadzają audyt.
Wśród czynników mających wpływ na cenę wdrożenia RODO można wymienić:
• Ilość a także złożoność procesów przetwarzania danych osobowych
Każdy z procesów przetwarzania danych osobowych ma unikalny charakter, co sprawia, że w każdej z firm może on się różnić ilością ogniw biorących udział w całym łańcuchu. W trakcie wdrożenia RODO każdy z tych procesów poddany zostaje wnikliwej analizie, dlatego im więcej ogniw ma łańcuch, tym wyższa będzie cena wdrożenia.
• Mnogość oraz innowacyjność systemów informatycznych
Każda z audytowanych firm lub organizacji korzysta z innych programów i systemów zarządzających danymi osobowymi, dlatego cena wdrożenia zależy również od ilości tych systemów jak i ich zaawansowania technicznego.
• Liczbę komórek organizacyjnych
W trakcie wdrożenia RODO warto odbyć spotkanie z przedstawicielem każdej komórki wchodzącej w skład firmy, bądź organizacji. Im większa jest liczba spotkań, tym więcej pracy musi wykonać audytor, co przekłada się na wyższą cenę wdrożenia.
• Liczbę pracowników oraz liczbę oddziałów i placówek zamiejscowych
Analogicznie jak w punkcie poprzednim, im więcej osób musi odbyć szkolenie z podstaw RODO, tym wyższa będzie cena.
• Liczbę utrzymywanych domen, subdomen oraz stron internetowych
Im większa liczba stron internetowych, na których znajdują się informacje na temat firmy i jej pracowników, tym większą pracę muszą wykonać audytorzy sprawdzający zgodność ujawnionych danych z obowiązującym prawem.
• Liczbę przypadków przekazywania danych poza firmę
Każdorazowo taki przypadek musi zostać dokładnie zbadany pod kątem zgodności z prawem. Ponadto ocenie podlega również proces wyboru podmiotu, który przetwarza dane. Im większa jest liczba takich przypadków, tym cena wdrożenia będzie rosła.
• Przetwarzania danych osobowych poza EOG
Każdy taki przypadek wymaga od audytora sprawdzenia legalności procesu oraz ocenę bezpieczeństwa przekazanych danych. Jest to stosunkowo trudne zadanie, które ma spory wpływ na cenę końcową wdrożenia.
Wprowadzenie procedury RODO we własnej firmie warto pozostawić profesjonalnemu podmiotowi, z odpowiednimi uprawnieniami oraz doświadczeniem. Firmą, którą spełnia te wymagania, jest wspomniana już w początkowej części artykułu – Kancelaria HONEST-IUS Ewa Masierak, której usługi (https://honestius.pl/uslugi) zostały przedstawione pod zamieszczonym adresem. HONEST-IUS to gwarancja indywidualnego podejścia do każdego klienta i profesjonalizm w zakresie ochrony danych i pracy z danymi dla małych oraz średnich firm.